Digital signature in Word and Office - how it works

Die digitale Unterschrift hat sich im Laufe der vergangenen Jahre in der modernen Geschäftswelt immer stärker etabliert. Verwunderlich ist dies kaum, denn von der digitalen Signatur gehen zahlreiche Vorteile aus. Zu diesen gehören etwa eine erhöhte Sicherheit, ein erhebliches Zeitersparnis und natürlich die Möglichkeit, Dokumente vollkommen ortsunabhängig zu unterzeichnen.

In den aktuellen Versionen von Microsoft Word und Office 365 ist das Hinzufügen einer digitalen Unterschrift ohne großen Aufwand möglich. Der folgende Artikel erklärt Schritt für Schritt, wie eine digitale Unterschrift erstellt und verwendet wird.

Digitale Unterschriften bieten eine Vielzahl von Vorteilen. Vor allem lässt sich durch die Nutzung von digitalen Unterschriften viel Zeit im Alltag sparen, da sie sofort und von überall aus geleistet werden können. Durch die Möglichkeit, einen neuen Arbeitsvertrag digital unterschreiben zu können, lassen sich zum Beispiel häufig noch Fristen einhalten, die bei einer Unterschrift vor Ort kaum berücksichtigt werden könnten − so kann der neue Job zeitnaher angetreten werden.

Nicht zu vernachlässigen ist außerdem, dass mit der digitalen Unterschrift ein nachhaltiges Handeln unterstützt wird, da sie den Bedarf an Papierdokumenten reduzieren. Zudem sind digitale Unterschriften rechtlich anerkannt und können heute auch international  in vielen Ländern rechtsverbindlich eingesetzt werden.

Um eine digitale Unterschrift in Word zu erstellen, sind nur wenige einfache Schritte durchzuführen. Die folgenden Anweisungen basieren dabei auf den neuesten Versionen von Microsoft Word beziehungsweise Office 365.

Im ersten Schritt ist das Word-Dokument vorzubereiten, welches unterzeichnet werden soll.

Der Cursor ist an der Stelle, an der die Unterschrift eingefügt werden soll, zu platzieren.

Dann ist ein Wechsel zu der Registerkarte „Einfügen“ nötig. Es erfolgt ein Klick auf „Signaturzeile“.

Zu wählen ist dann der Punkt „Microsoft Office-Signaturzeile“. Ein Dialogfeld erscheint, in dem die Details der Signatur eingeben werden können, wie Name, Titel und E-Mail-Adresse des Unterzeichners. Die Felder müssen entsprechend ausgefüllt werden, anschließend wird die Eingabe mit „OK“ bestätigt.

Nachdem die Signaturzeile eingefügt wurde, wird mit der rechten Maustaste auf die Signaturzeile geklickt und „Signieren“ ausgewählt. Es öffnet sich erneut ein Dialogfeld ,in dem entweder eine bereits vorhandene digitale ID verwendet oder eine neue erstellt werden kann. Sollte noch keine digitale ID vorhanden sein, ist den Anweisungen zu folgen, um eine neue zu gestalten.

Sobald eine digitale ID ausgewählt wurde, kann die Unterschrift nun eingeben werden. Hier lässt sich zwischen zwei Varianten wählen, nämlich einer handschriftlichen Unterschrift mit einem Eingabestift beziehungsweise der Maus oder dem Hochladen eines Bildes der handschriftlichen Unterschrift. Mit einem Klick auf „Signieren“, wird die jeweilige Unterschrift dann hinzugefügt.

Die Erstellung einer digitalen Unterschrift in Office 365 ähnelt der in Word. Die Benutzeroberfläche und die Schritte sind weitgehend identisch, sodass die Anleitung für Word weitestgehend auch hier anwendbar ist. Zusätzlich bietet Office 365 jedoch integrierte Cloud-Dienste, die den Zugriff auf Dokumente und hinterlegte Signaturen von überall und jederzeit ermöglichen.

Die digitale Unterschrift in Microsoft Word und Office 365 bietet eine sehr effiziente und sichere Möglichkeit, Dokumente zu unterzeichnen. Egal, ob also aus einem Büro oder von unterwegs aus gearbeitet wird: Mit den aktuellen Versionen von Word und Office 365 können jederzeit sicher und schnell Dokumente unterzeichnet werden..