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In der heutigen vernetzten und digitalisierten Welt kann es eine Herausforderung darstellen, den PC kontinuierlich entrümpelt und organisiert zu halten. Jeden Tag kommen neue Dateien verschiedenster Art hinzu, doch sie werden nun nicht mehr nur lokal auf dem eigenen Rechner und Laptop abgelegt, sondern oftmals auch in der Cloud. Letzterer Speicherort ist besonders im Unternehmensumfeld wichtig, die zunehmend auf Cloud-Dienste zurückgreifen, um Firmendateien abzulegen und Programme auszuführen. Eine organisierte und nachvollziehbares Dateiordnersystem ist besonders wichtig, wenn mehrere Mitarbeiter im Netzwerk auf dieselben Dateien zugreifen müssen. Damit jeder und jede effizient findet, was er  oder sie braucht, ist ein geregeltes und ordentliches Vorgehen beim Abspeichern und Organisieren von Dateien vonnöten. Besonders wichtig ist zudem, die Sicherheit sämtlicher Dateien zu gewährleisten, zum einen durch Backups und zum anderen durch die Steuerung von Zugriffsberechtigungen im Unternehmensnetzwerk.

Mit Ordnern und Unterordnern den Überblick behalten

Damit Dateien auffindbar sind, muss ein geordnetes und sinnvolles Dateiordnersystem her. Zunächst sollten alle Dokumente unter einen Root-Ordner liegen. Unter Windows handelt es sich beim Standardordner um „Dokumente“. Liegen alle Dokumente in einem großen Ordner, wird es nicht nur einfacher, Dinge zu finden, sondern auch Backup- und Archiv-Erstellungen werden erleichtert. Unter dem Hauptordner ist es nun essenziell, nachvollziehbare Unterordner zu kreieren, die die Dateien weiter strukturieren. Hier sollte eine logische Ordnerhierarchie Anwendung finden. Die Namen der Ordner sollten einfach verständlich sein, auf „clevere“ Abkürzungen, an die man sich schon bald darauf nicht mehr erinnert, sollte verzichtet werden. Ordner können beispielsweise je nach Kunde oder je nach Projekt unterteilt werden. Über die Zeit entstehen dann weitere Unterordner, wie etwa „Rechnungen“ und auch die verschiedenen Monate oder Jahre, auf die sie sich beziehen. Jede Datei sollte in einem möglichst spezifischen Ordner liegen. Verwaiste Dateien ohne einen zugehörigen Überordner sollten vermieden werden.

Der Dateiname sollte Informationen liefern

Der beste Zeitpunkt, um den PC zu organisieren, ist direkt in dem Moment, in dem man eine Datei erstellt. Anstatt diese zunächst auf den Desktop zu legen – Tipp: Niemals Dateien auf dem Desktop speichern – sollten sie sofort mit einer korrekten Bezeichnung im entsprechenden Ordner abgelegt werden. Wer dies von Anfang an tut, wird sich später viel Zeit und langes Suchen ersparen. Elektronische Dateien sollten möglichst verständlich benannt werden. Im Bestfall weiß man, was eine Datei enthält, ganz ohne sie öffnen zu müssen. Namen wie „Dokument 1“ oder auch „Brief“ sind nicht hilfreich und sorgen selbst bei einem Ordnersystem für Verwirrung und Chaos. Der Name der Datei sollte weder zu lang sein noch zu unpräzise. Die Integration des Datums in der Bezeichnung, etwa „2020-07-18“ kann ebenfalls hilfreich sein, um einen besseren Überblick zu bekommen.

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Backup und Sicherheit der Dateien

Zuletzt ist die Sicherheit der Dateien stets zu bedenken. Von bösartigen Viren und Fehlern seitens der Mitarbeiter über Fehlfunktionen der Hardware bis hin zu unberechtigten Zugriffen gibt es eine Reihe an Gefahren, die es zum Schutz wichtiger und geheimer Dateien vorzubeugen gilt. Sicherheitsmaßnahme Nummer eins, sowohl im privaten als auch geschäftlichen Bereich, ist die Installation eines Virenscanners, der vor externen Cyberangriffen schützt. Als zweiter Schritt müssen Dateien regelmäßig gesichert werden. Hier bieten sich Cloud-Dienste an, die oftmals automatisierte Backups ermöglichen. Wird eine Datei versehentlich lokal gelöscht oder kommt es zu Hardwarefehlfunktionen, liegen Kopien sicher in der Cloud. Zuletzt ist auch der unbefugte Zugriff auf geheime Dateien durch unternehmensinterne Mitarbeiter ein Risiko, das bedacht werden muss. Um derartige Gefahren zu vermeiden, gibt es für Unternehmen den NTFS Permissions Reporter, ein Tool, welches die Benutzerzugriffssteuerung optimiert. Auf diese Weise werden Auswirkungen interner Bedrohungen minimiert und es kann schnell erkannt werden, wer auf welche Dateien Zugriff hat. So bleiben Dateien jeglicher Art auch in einem Netzwerk sicher und geschützt.

Wer Dateien geordnet mit einem verständlichen Ordnersystem ablegt, wird sich jede Menge Zeit und Frust beim Suchen nach Dokumenten ersparen. Sowohl auf dem eigenen PC als auch im Unternehmensnetzwerk ist es daher wichtig, Ordner und Dateien zu organisieren und auch zu schützen.